Bạn là một Huấn luyện viên (HLV) tâm huyết hay một chủ trung tâm mới mở? Chắc hẳn công cụ đầu tiên bạn nghĩ đến để quản lý danh sách học viên là Excel hoặc Google Sheets.
Không thể phủ nhận, Excel là một công cụ mạnh mẽ. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên số hóa, việc phụ thuộc hoàn toàn vào những bảng tính thủ công có thể đang âm thầm kìm hãm sự phát triển của bạn. Hãy cùng mổ xẻ thực tế này dưới góc độ quản trị.
1. Vì sao excel vẫn là lựa chọn đầu tiên?
Sức hấp dẫn lớn nhất của Excel nằm ở hai từ miễn phí và quen thuộc. Bạn không cần bỏ ra một đồng chi phí vận hành nào để bắt đầu. Hầu hết chúng ta đều đã quen với việc nhập liệu cơ bản, tạo cột Tên, Số điện thoại hay Số buổi học.
Bên cạnh đó, sự linh hoạt như một tờ giấy trắng cho phép bạn tùy ý thêm bớt cột ghi chú, ngày sinh hay sở thích học viên mà không bị gò bó bởi bất kỳ quy trình nào. Chính sự dễ dãi này khiến Excel trở thành vùng an toàn của đa số HLV.
2. Những hố đen khi quy mô tăng trưởng
Tuy nhiên, câu chuyện sẽ hoàn toàn khác khi lớp học của bạn tăng lên con số 50, 100 hay 200+ học viên. Lúc này, Excel bắt đầu bộc lộ những điểm yếu chết người về mặt trải nghiệm.
Đầu tiên là sự bất tiện trên thiết bị di động. Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trên sân dạy, mồ hôi nhễ nhại và phải bật điện thoại lên để zoom vào một file Excel với hàng trăm ô tính bé xíu chỉ để tích điểm danh cho một học viên. Thao tác này không chỉ mất thời gian, dễ bấm nhầm dòng mà còn tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp trong mắt phụ huynh và học viên đang đứng chờ.
Tiếp đến là cơn ác mộng mang tên dữ liệu rời rạc. Thông thường, bạn sẽ lưu thông tin cá nhân ở một file, lịch sử đóng tiền ở một file khác, và lịch dạy lại nằm ở một nơi khác nữa. Khi cần tổng hợp báo cáo cuối tháng hoặc trả lời câu hỏi đơn giản của phụ huynh như “Con chị còn bao nhiêu buổi?”, bạn buộc phải mở máy tính, lật qua lật lại giữa các Sheet để cộng trừ thủ công. Sự chậm trễ này chính là bẫy thời gian khiến bạn luôn bận rộn.
3. Rủi ro HLV cần biết khi file lỗi là mất trắng
Ngoài sự bất tiện, việc quản lý thủ công còn tiềm ẩn những rủi ro lớn về an toàn dữ liệu mà nhiều HLV đã phải trả giá đắt.
Đó là nỗi đau mất dữ liệu. Chỉ cần lỡ tay xóa nhầm dòng, quên lưu (Save) khi máy tính sập nguồn, hoặc file bị virus tấn công, công sức ghi chép tỉ mẩn cả tháng trời có thể bốc hơi trong tích tắc.
Nghiêm trọng hơn là vấn đề bảo mật và tài chính. File Excel rất dễ bị sao chép hoặc gửi nhầm ra ngoài, đồng nghĩa với việc danh sách học viên tài sản quý giá nhất của bạn có thể lọt vào tay đối thủ. Chưa kể, chỉ một công thức tính tổng (SUM) bị sai lệch dòng, bạn có thể thất thoát hàng triệu đồng tiền học phí mà không hề hay biết do không có cơ chế đối soát tự động.
KẾT LUẬN
Excel giống như một cuốn sổ tay điện tử rất tốt cho giai đoạn khởi đầu với quy mô nhỏ dưới 20 học viên. Nhưng để đi đường dài, mở rộng quy mô và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, bạn cần một hệ điều hành thực thụ chứ không phải một tờ giấy nháp.
Một phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình, bảo mật dữ liệu và quan trọng nhất là giải phóng bạn khỏi giấy tờ để tập trung hoàn toàn vào nâng cao chất lượng đào tạo.
ALOBO Academy – Hệ điều hành quản trị đào tạo thể thao hàng đầu Việt Nam
Nội dung trên được chia sẻ bởi ALOBO Academy – giải pháp quản lý chuyên biệt cho HLV và Trung tâm đào tạo (Pickleball, Cầu lông, Tennis, Bóng đá). Không chỉ giúp tối ưu vận hành, điểm danh và minh bạch tài chính, ALOBO Academy còn mở ra cơ hội tuyển sinh đột phá nhờ kết nối trực tiếp với hệ sinh thái hơn 500.000 người chơi sẵn có.
Với giao diện tối ưu trên di động và nghiệp vụ chuyên sâu, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn nâng tầm chuyên nghiệp và mở rộng quy mô bền vững.
Kết nối ngay để được tư vấn giải pháp
- Website: http://www.alobo.vn
- iOS: https://apps.apple.com/us/app/alobo-academy-th%E1%BB%83-thao/id6753002358#information
- Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.alobo.acaManager&hl=vi
- Hotline: 0967 373 003
